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Faire bonne impression

mercredi 13 mars 2013, par Philippe Lambert

Imprimer un classeur Excel, rien de plus facile... Obtenir une impression ordonnée de manière prévisible nécessite toutefois un peu de soin.

Pour imprimer proprement un tableau peut-être de grande dimension, il faut un peu attention et de savoir-faire.

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Le formatage de l’impression est principalement réalisé sous l’onglet "mise en page" du ruban. Il faut d’abord déterminer la taille ou le format papier (il doit correspondre àla dimension du papier chargé dans l’imprimante). Ensuite il faut choisir d’orientation : verticale ("portrait") ou horizontale ("paysage"), selon la forme du tableau àimprimer. Enfin il faut déterminer les marges ; des marges par défaut sont proposées, il est possible de les modifier pour augmenter la surface imprimée. Attention, la plupart des imprimantes ont des marges techniques dans lesquelles il n’est pas possible d’imprimer.

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Si on désire imprimer une partie seulement de la feuille, il faut définir une zone d’impression après avoir sélectionné une plage ; la zone d’impression est définie sur la feuille en cours, il n’est pas possible de la définir sur une plage tridimensionnelle.

Si aucune zone d’impression n’est définie, Excel place des sauts de page conformes au format d’impression (dimensions et orientation).

Les sauts de page sont matérialisés par des lignes pointillées alignées sur la grille.

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il est possible d’insérer manuellement un saut de page si l’insertion automatique ne convient pas ; dans ce cas les sauts de page suivants sont repositionnés automatiquement par Excel. Un saut de page excédentaire ou inutile pourrait aussi être supprimé.

Pour manipuler les sauts de page, toutefois, deux modes d’affichage spécialisés sont disponibles sous Affichage :

  • mise en pages : affiche une simulation de découpage de la feuille de calcul selon les sauts de page insérés, telle que le tableau apparaîtrait une fois imprimé (y compris les marges, en-tête et pied de page,...).
  • AperçuSautDePg qui affiche la feuille en réduction avec les sauts de page représentés par des lignes bleues épaisses ; les sauts de page automatiques sont en pointillés (sauf ceux qui limitent la zone d’impression). L’utilisateur peut modifier la position de ces sauts de page en les déplaçant àla souris : une fois modifiés ils apparaissent en trait continu.
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Dans ce mode d’affichage (où le tableau est totalement actif même s’il est difficile àexploiter du fait de la réduction), la partie grisée est la partie de la feuille qui ne sera pas imprimée, soit parce qu’elle ne comprend pas de données, soit parce qu’elle est en dehors de la zone d’impression définie par l’utilisateur).

Enfin, le bouton Imprimer les titres permet

  • de déterminer une plage horizontale et/ou une plage verticale qui sera répétée sur chaque feuille imprimée, ce qui permet de retrouver les titres ou étiquettes sur chaque feuillet dans le cas d’impression de tableaux de grande dimension.
  • d’imprimer le quadrillage de la feuille (et non seulement les cadres déterminés dans les formats de cellules)
  • d’imprimer ou non les en-têtes de lignes et colonnes
  • d’imprimer les commentaires si nécessaire
  • de maîtriser l’impression des codes d’erreur dans les cellules L’ordre d’impression des pages est également déterminé dans cet écran : vers le bas puis vers la gauche, ou l’inverse. Il doit être déterminé de manière àfaciliter la lecture (c’est la mise en page et la nature des données qui permettront de décider).

L’ensemble des propriétés d’impression définies sur un classeur est enregistré dans le fichier du classeur et ne sont donc pas perdues lors de la fermeture de celui-ci, ou si le classeur est ouvert sur un autre ordinateur.

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